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Zukunftssichere Produktkommunikation durch DITA, CCMS und Content-Delivery-Portal
Wie gelingt der Wechsel von einer veralteten Redaktionslandschaft zu einer zukunftssicheren Content Supply Chain? Der Case zeigt, wie PANTOPIX einen internationalen Hersteller bei der Migration zu DITA, Tridion Docs und Fluid Topics unterstützte – inklusive strategischem Migrationskonzept, neuer Workflows und kontextbezogener Bereitstellung technischer Informationen.
Ausgangslage & Herausforderung
Ein international führender Hersteller im Bereich der Landwirtschaft stand vor einer zentralen Herausforderung: Seine historisch gewachsene Softwarearchitektur für die Produktkommunikation war technologisch veraltet und konnte den Anforderungen des globalen Marktes sowie den Bedürfnissen der Anwenderinnen und Anwender nicht mehr gerecht werden.
Das bestehende Redaktionssystem war über die Jahre stark angepasst worden, basierte auf einem proprietären Datenmodell und war nicht mehr updatefähig. Inhalte wurden noch dokumenten-orientiert erstellt, ein Ansatz, der mit heutigen Content-Applikationen, die modulare Inhalte benötigen, nicht mehr kompatibel war. Zudem fehlten zentrale Werkzeuge für ein modernes Content Management, etwa ein zeitgemäßes Content-Delivery-Portal oder ein eigenständiger elektronischer Ersatzteilkatalog.
Um die technischen Informationen, beispielsweise Service-Tasks, intelligent bereitzustellen und ein einheitliches Nutzererlebnis über verschiedenen Anwendungen hinweg zu schaffen, sollte die Systemlandschaft für die Produktkommunikation neu und zukunftssicher gestaltet werden.
Nach einer eigenen Evaluation entschied sich der Kunde für eine Architektur, die Tridion Docs als DITA-basiertes CCMS und Fluid Topics als Content-Delivery-Portal (CDP) für die Ausspielung technischer Inhalte verbinden sollte. Ergänzend wurde ein unabhängiger elektronischer Ersatzteilkatalog eingeführt.
Allerdings fehlten im Unternehmen sowohl eine tiefere Kenntnis der beiden neuen Content-Systeme als auch das Know-how für die Migration und den Aufbau neuer Workflows für die Inhaltsbereitstellung.
Lösung: Strategisches Migrationskonzept & Umsetzung neuer Content-Workflows
An diesem Punkt kam PANTOPIX als beratender und umsetzender Projektpartner hinzu. Zu den zentralen Herausforderungen des Projekts gehörte die Überführung eines historisch gewachsenen und heterogenen, aber immerhin XML-basierten Informationsbestands in eine strukturierte DITA-basierte Content-Welt. Inhalte lagen teilweise in sehr unterschiedlichen Varianten vor: von einzelnen Topics bis hin zu zahlreichen Versionen desselben Inhalts. Übersetzungen waren häufig nicht konsistent über Versionen hinweg gepflegt. Im zukünftigen Portal sollten aber stets die aktuellen Sprachversionen verfügbar sein.
Das Migrationskonzept
Gemeinsam mit dem Kunden entwickelte PANTOPIX ein umfassendes Migrationskonzept, das definierte, wie mehrere Zehntausend Dokumente aus dem bestehenden Legacy-CCMS (hier Cosima) in die neue Struktur überführt werden könnten. Zu entscheiden war, in welches der beiden neuen Zielsysteme die bestehenden Inhalte überführt werden sollten:
- Alte Daten und Vorversionen, die nicht mehr aktiv bearbeitet werden, sollten direkt ins Fluid-Topics-CDP migriert werden, um dort weiterhin zugänglich zu bleiben.
- Aktuell gepflegte Inhalte hingegen sollten in das neue Tridion-CCMS gebracht werden, wo sie im Zuge der Migration in das DITA-Format überführt und strukturell angepasst werden.
Dieses Vorgehen gewährleistete, dass wertvolle Bestandsinhalte erhalten blieben, ohne unnötig Ressourcen im Redaktionsprozess zu binden.
„Die Migration von veralteten CCMS-Plattformen ist oft ein komplexes Unterfangen, weil sie weit mehr umfasst als nur den Wechsel der Technologien“, erklärt Karsten Schrempp, Geschäftsführer von PANTOPIX, der das Projekt von Beginn an betreute. „Sie ist jedoch – wie auch bei diesem Kunden – oft ein unabwendbarer Schritt, wenn es um effiziente Informationsbereitstellung und die nahtlose Integration in die heutigen digitalen Ökosysteme geht.“
Implementierung der neuen Systeme
Auf Basis des gemeinsam entwickelten Migrationskonzepts übernahm PANTOPIX die schrittweise Implementierung der neuen Systemlandschaft sowie die operative Begleitung der Migration. Dabei stand nicht nur die technische Einführung von Tridion Docs und Fluid Topics im Fokus, sondern vor allem die nachhaltige Befähigung der Redakteurinnen und Redakteure sowie der Aufbau zukunftsfähiger Content-Prozesse.
Ein zentraler Bestandteil war die umfassende Schulung der Redaktionsteams sowohl in den neuen Systemen als auch in der DITA-Methodik. Dadurch wurde die Grundlage geschaffen, Inhalte nicht mehr dokumentenorientiert, sondern modular und wiederverwendbar zu erstellen.
Parallel dazu analysierte PANTOPIX gemeinsam mit den Fachbereichen den bestehenden Informationsbestand im Detail. Ziel war es, festzulegen, welche Inhalte in welcher Form in die neue DITA-Struktur überführt werden sollten. Auf dieser Basis wurden Mappingregeln definiert, die die Transformation der bestehenden XML-Inhalte in standardisierte DITA-Topics ermöglichten.
Ergänzend wurden Layout- und Publikationsregeln für die Ausspielung der Inhalte im Fluid-Topics-Portal entwickelt. Diese stellen sicher, dass die Inhalte nicht nur strukturell korrekt vorliegen, sondern auch anwendergerecht und konsistent dargestellt werden.
Ein weiterer wesentlicher Baustein war die Konzeption und Umsetzung eines übergreifenden Metadatenmodells. Dieses verbindet Inhalte aus CCMS, Content-Delivery-Portal und Ersatzteilkatalog miteinander und bildet die Grundlage für eine kontextbezogene Ausspielung von Informationen. So können Nutzerinnen und Nutzer genau die Inhalte erhalten, die sie in ihrem jeweiligen Anwendungskontext benötigen.
Die eigentliche Migration der Inhalte erfolgte anschließend entlang der definierten Regeln. Gleichzeitig wurde die HTML-basierte Publikation für Fluid Topics aufgebaut und implementiert.
Eine besondere Herausforderung bestand darin, Inhalte aus einer vergleichsweise offenen, historisch gewachsenen Struktur in eine deutlich stärker standardisierte DITA-Welt zu überführen. Trotz sorgfältiger Vorbereitung waren daher manuelle Nacharbeiten erforderlich, die im Rahmen der laufenden redaktionellen Arbeit durchgeführt wurden.
Die Migration von veralteten CCMS-Plattformen ist oft ein komplexes Unterfangen, weil sie weit mehr umfasst als nur den Wechsel der Technologien. Sie ist jedoch – wie auch bei diesem Kunden – oft ein unabwendbarer Schritt, wenn es um effiziente Informationsbereitstellung und die nahtlose Integration in die heutigen digitalen Ökosysteme geht.
Zusammenspiel der Systeme
Parallel zur technischen Umsetzung unterstützte PANTOPIX den Kunden beim Aufbau neuer Workflows für die Erstellung, Pflege und Bereitstellung von Inhalten. Dabei wurden Prozesse definiert, die das Zusammenspiel zwischen Tridion Docs, Fluid Topics und dem Ersatzteilkatalog optimal unterstützen.
Durch diese enge Verzahnung der Systeme konnte eine durchgängige Content Supply Chain etabliert werden, die von der strukturierten Erstellung über die Verwaltung bis hin zur zielgerichteten Ausspielung der Inhalte reicht. Gleichzeitig wurde das interne Know-how gezielt aufgebaut, sodass der Kunde die neue Systemlandschaft eigenständig und effizient betreiben kann.
Fazit: Benefits für den Kunden
Mit der neuen Architektur verfügt der Kunde heute über eine moderne, skalierbare und zukunftssichere Lösung für seine Produktkommunikation. Inhalte können effizienter erstellt, wiederverwendet und konsistent über verschiedene Kanäle hinweg ausgespielt werden.
Das neue Metadatenmodell ermöglicht eine deutlich präzisere und kontextbezogene Bereitstellung von Informationen sowohl im Service als auch in der Nutzung durch Endanwender. Gleichzeitig sorgt die Trennung von Content-Erstellung und Content-Ausspielung für mehr Flexibilität bei zukünftigen Erweiterungen.
Nicht zuletzt konnte das Projekt unter hohem Zeitdruck erfolgreich abgeschlossen werden: Die Migration erfolgte rechtzeitig vor der geplanten Abschaltung der Altsysteme, sodass ein unterbrechungsfreier Zugriff auf alle relevanten Informationen sichergestellt war.
