Beratung
IST-Analyse – Deep Dive für Ihre Prozesse, Inhalte und Systeme
Wir identifizieren den Handlungsbedarf, um Ihre Informationsstrategie nachhaltig zu optimieren.
Wohin Ihre Information Journey gehen soll, ist klar. Jetzt heißt es, die aktuelle Situation durch eine Informationsanalyse kritisch unter die Lupe zu nehmen. Wir erarbeiten mit Ihnen ein detailliertes Bild Ihrer aktuellen Prozesse, Inhalte und Systeme. Unsere IST-Analyse bildet den aktuellen Zustand so ab, wie er sich uns darstellt, ohne ihn zu beschönigen. Möglicher Handlungsbedarf wird identifiziert und bewertet, so dass der Weg geebnet ist für eine optimierte Information Journey und nachhaltigen Erfolg.
IST-Analyse im Detail
Unser Vorgehen bei der Prozess- und Informationsanalyse
Die detaillierte Analyse des Ist-Zustands Ihrer Prozesse, Inhalte und Systeme bildet die Grundlage für gezielte Optimierungen und stellt sicher, dass alle Maßnahmen auf die zuvor entwickelte Zielsetzung und das definierte Zielbild einzahlen.
Vor der detaillierten Analyse empfehlen wir unseren Workshop für die Visionsentwicklung. Dieser dient dazu, Rahmenbedingungen, Schwerpunkte und Zielprioritäten abzustimmen. Die strukturierte Analyse anhand bewährter Methoden kann darauf präzise aufbauen.
01Zielgruppenanalyse
Ein zentraler Bestandteil der IST-Analyse ist das Verständnis der Zielgruppen, die mit Ihren Produkten oder Services in Kontakt kommen oder an deren Erstellung beteiligt sind. Wir untersuchen, welche Rollen und Stakeholder relevant sind, welche Bedürfnisse sie haben und welche Anforderungen sich daraus ableiten lassen.
Wir nutzen das Value Proposition Canvas als Methode, um die Aufgaben, Herausforderungen und Erwartungen der definierten Zielgruppen präzise herauszuarbeiten. Dabei identifizieren wir die sogenannten „Pains“ – also die Probleme, die gelöst werden müssen – sowie die „Gains“ – Gewinne, die den größten Nutzen stiften. Gleichzeitig werden mögliche Lösungsansätze („Pain Relievers“) und Nutzenbringer („Gain Creators“) erfasst, um ein fundiertes Verständnis der Wertversprechen zu entwickeln.
02Customer Journey
Auch die Customer Journey zu betrachten, ist ein wichtiger Teil unserer IST-Analyse. Wir analysieren, in welchen Phasen und über welche Touchpoints Ihre Kundinnen und Kunden mit Ihrem Produkt interagieren oder am Prozess beteiligt sind. Das macht sichtbar, wo Potenziale für eine bessere Nutzererfahrung bestehen, und zeigt, welche Informationen wann und in welcher Form benötigt werden.
03Content-Analyse
Im Rahmen der Inhaltsanalyse betrachten wir Ihre bestehenden Informationsprodukte im Detail. Wir untersuchen die vorhandenen Contentstrukturen und den Grad der Modularisierung und analysieren, wie Metadaten eingesetzt werden. Ziel ist es, Transparenz über die vorhandenen Inhalte zu schaffen und deren Qualität, Konsistenz und Wiederverwendbarkeit zu bewerten.
04Prozessanalyse und Systemanalyse
Ihre aktuellen Prozesse und Systeme, bezogen auf die Erstellung, Nutzung und Pflege von Informationen, stehen ebenfalls im Fokus unserer Analysen. Wir dokumentieren die einzelnen Tätigkeiten, die beteiligten Rollen sowie Inputs und Outputs. Dadurch werden ineffiziente Abläufe sichtbar und Verbesserungspotenziale konkret benennbar.
Ergebnisse
Ziele der IST-Analyse
Unsere Informationsanalyse schafft Transparenz über bestehende Prozesse, Inhalte und Systeme und zeigt auf, wo Potenziale für Effizienz, Qualität und Nutzerorientierung liegen. Sie ist essenziell, um fundierte Entscheidungen für die nächsten Schritte zu treffen – sei es die Einführung eines Component Content Management Systems (CCMS), die Integration von KI-Lösungen oder die Weiterentwicklung bestehender Strukturen.
Grundlage für die effiziente Projekt-Planung schaffen
Pains und Gains der Stakeholder identifizieren
Langfristige Projekt-Perspektive sichern
Transparente Übersicht über Informations- und Systemlandschaft schaffen
Ihr Standort
Bestimmung des Reifegrads Ihrer Informationsprozesse
Auch das PANTOPIX 360° Reifegradmodell kommt bei der detaillierten Analyse zum Einsatz. Mit dieser strukturierten Methode bestimmen wir, den aktuellen Reifegrad eines Unternehmen in Bezug auf die Prozesse, das Content Management, das Content Delivery und auch in Bezug auf KI-Readiness und die Servicereife. Es entstand aus der mehrjährigen Erfahrung mit zahlreichen Kundenprojekten aus unterschiedlichen Branchen wie Maschinenbau, Luftfahrt, Landwirtschaft, Automotive bis hin zur Medizintechnik.
FAQ
Häufige Fragen zur IST-Analyse
Was beinhaltet die IST-Analyse?
Bei unserer Informationsanalyse erarbeiten uns gemeinsam mit Ihnen ein detailliertes Bild Ihrer aktuellen Prozesse, Inhalte und Systeme – und gleichen diese mit Ihren Visionen und Zielen ab. Dabei betrachten wir Ihre Zielgruppen, deren Bedürfnisse und Customer Journey.
Lohnt sich eine solche Analyse überhaupt für Ihr Projekt?
Die IST-Analyse ist eine wichtige Basis für jedes Projekt, weil wir gemeinsam ein detailliertes Verständnis für die nächsten Schritte erarbeiten. Wir sehen uns Ihre aktuellen Prozesse an, analysieren die konkreten Inhalte und Systeme, bewerten die Effektivität, erheben dazu idealerweise KPIs, prüfen kritisch Ihre aktuelle Situation. Außerdem ermitteln wir Verbesserungsmöglichkeiten und Optimierungspotenziale.
Wie lange dauert die IST-Analyse?
Die Dauer der Analyse hängt von der individuellen Zielsetzung ab. In der Regel nimmt sie 10 bis 20 Tage in Anspruch.
Was kommt nach der Analyse des Ist-Zustands?
Der nächste Schritt ist die Entwicklung einer Content-Strategie für Ihre technischen Informationen. Diese beinhaltet wie Prozesse, Inhalte und Systeme künftig aussehen sollen. Berücksichtigt werden dabei Themen wie eine Unified Content Strategy, Knowledge Management, IT-Architektur oder der Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
Ihre Frage ist nicht dabei?
Wir beantworten alle offenen Punkte gerne persönlich und unverbindlich.
Ansprechpartner
Unser Experte für die IST-Analyse
Stefan Bradenbrink