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In einem PIM-System werden alle relevanten Produktdaten eines Unternehmens zentral verwaltet und medienneutral gespeichert oder referenziert, um die Daten für verschiedene Ausgabekanäle verfügbar zu machen. Mehr zu Grundlagen eines PIM-Systems finden Sie im Artikel ‚Einfach erklärt: Was bedeutet PIM?‘

Umfassende Analyse für passgenaue Lösungen

Bevor ein einheitliches Produktinformationsmanagement im Unternehmen geschaffen werden kann, muss zunächst der Status Quo analysiert werden. Auf diese Weise können wir in einem ganzheitlichen Ansatz passgenaue Lösungen entwickeln und Ihr Unternehmen bestmöglich auf zukünftige Herausforderungen vorbereiten.
Zunächst muss die vorhandene Datenbasis umfassend analysiert werden, das beinhaltet auch die eingesetzten Systeme (ERP, CMS, MAM etc.) und Prozesse sowie die Webseite, Onlineshops und Publikationen. Die so gewonnenen Erkenntnisse machen es möglich Arbeitsprozesse zu vereinfachen, die vorhandenen Systeme durch Schnittstellen zu integrieren und damit eine passende Produkinformationsstrategie für ihr Unternehmen zu konzipieren.

Datenmodellierung – wie werden die Daten verwaltet?

Die Modellierung der vorhandenen Produktdaten legt den Grundstein für das PIM-System: Wir definieren über alle zu integrierenden Systeme ein passendes, medienneutrales Datenschema, das sich dann für die verschiedensten Zwecke im Unternehmen nutzen lässt.

Dabei werden verschiedene Anforderungen an die Produktdaten berücksichtigt:

• Hierarchie der Produkte
• Technische und allgemeine Merkmale von Produkten
• Verschiedene Mediendateien (Texte, Tabellen, Bilder, Dokumente und weitere Medien)
• Landesspezifische Angebote und Sortimente
• Wiederverwendbarkeit
• Berücksichtigung Kanal-spezifischer Anforderungen (z.B. SEO, Klassifikationen, Shop)
• Content-Targeting (Zuschnitt auf die jeweilige Kundengruppe)

Die Datenmodellierung und die medienneutrale Verwaltung bieten vor allem den Vorteil, dass Produktinformationen nur einmalig in den Datenbestand eingepflegt werden müssen. Damit werden Kosten und Ressourcen gespart. Außerdem lassen sich verschiedene Medienkanäle (Print, Online, Social) ohne großen Aufwand und stets mit gleich hoher Qualität und spezifischen Anforderungen (bzgl. Kundengruppe o.ä.) bedienen.

Publikations-Regelwerk – wie werden die Daten verarbeitet?

Die Definition eines Regelwerks für Publikationen ist ebenfalls ein wichtiger Erfolgsfaktor für ein PIM-System und die Automatisierung vieler Prozesse. Dafür müssen wir ein paar grundlegende Fragen gemeinsam beantworten:

• Welche Daten aus welchen Systemen sind für welche Publikationen wichtig?
• Wie häufig sollen bestimmte Publikationen stattfinden?
• Gibt es Regeln für die Ausgabe bestimmter Informationsklassen (z.B. Tabellen für technische Produktdaten)?
• Welche Sprachen müssen bedient werden?
• Werden bestimmte Produkte und Produktdaten für bestimmte regionale Märkte nicht zur Verfügung gestellt?
• Welche Anpassungen in Formulierungen müssen je nach Land durchgeführt werden?
• Sind Umrechnungen von technischen Einheiten oder Währungen notwendig?

Output Definition – wie werden die Daten dargestellt?

In der richtigen Darstellung von Information zeigt sich die große Stärke eines PIM-Systems. Die Darstellung Ihrer Produktdaten kann je nach Nutzergruppe und Medienkanal deutlich variieren. So besteht beispielsweise zwischen einer Print- und einer Online-Darstellung ein erheblicher Unterschied. Durch eine Output Definition werden von Anfang an bestimmte Arten der Datenausgabe für die einzelnen Kanäle festgelegt. So werden zum Beispiel für neue Produkte im Online-Shop künftig immer Meta-Tags und Rich-Snippets angelegt, um das Ranking bei Suchmaschinen zu verbessern und über die zusätzliche Information Seitenbesucher zu generieren. Durch bestimmte Klassifizierungen im PIM-System lassen sich Kundendaten zudem sehr gut sortieren und definierten Gruppen zuordnen.

Grundsätzlich lassen sich daraus verschiedene Vorteile ableiten: Die Ausgabe aller Daten und Inhalte bewegt sich auf einem gleichbleibend hohem Qualitätsniveau, durch automatisierte Klassifizierungen lassen sich Aufwand und Kosten sparen, außerdem wird Suchmaschinenoptimierung stark erleichtert.

Systemauswahl – welches PIM-System passt zu Ihren Anforderungen?

Mit der umfassenden Analyse der vorhandenen Produktdaten und Systeme, der Datenmodellierung sowie der Definition des Publikations-Regelwerks und des Outputs haben wir die Anforderungen für ein PIM-System festgelegt. Daraus sollte sich auch die strategische Zielsetzung für Ihr Produktinformationsmanagement ergeben: was wollen Sie mit Ihrem PIM erreichen?
Anhand dieser Anforderungen können wir nun mit unserer langjährigen Erfahrung aus einer Auswahl hochwertiger Systeme bekannter Anbieter das für ihr Unternehmen geeignetste PIM-System auswählen.

Implementation – das PIM-System nimmt Form an

Die Entscheidung für ein PIM-System vereinfacht zahlreiche Prozesse rund um Ihre Produktdaten deutlich. Diese werden plattformunabhängig gespeichert und können somit je nach Bedarf für die verschiedensten Kommunikationskanäle aufbereitet werden. Damit alle Produktdaten über das neue System nutzbar sind, folgt nun aber noch ein ganz wichtiger Projektschritt: die Implementation des Systems sowie die Integration der vorhandenen Systeme (ERP, MAM, CMS, Webshop, CRM etc.) mittels Schnittstellen (APIs) und die Migration der Daten.

Das Transformieren und Bereitstellen der Daten über Schnittstellen für verschiedenen Ausgabekanäle ist der wichtigste Punkt bei einer erfolgereichen Implementation: this is where the magic happens!